Как создать общий документ Google (Google Docs)

Гугл документы онлайн: плюсы сервиса от Google

Online Documents — очень полезный сервис от Google, являющийся своеобразным аналогом Microsoft Word. Если вы умеете в нем работать, это может значительно облегчить жизнь вебмастеру, фрилансеру и просто внешнему сотруднику.

Но самые главные плюсы, которые я обнаружил в процессе работы:

имеет почти идентичные с Microsoft Word интерфейсы, а это значит, что вам не придется долго разбираться в функциях работы (у меня это заняло буквально полчаса)

как только вы разберетесь, как связать свой файл, вы можете поделиться им с нанятым фрилансером и проверить ход выполнения заказа прямо на работе

после оплаты заказа общий доступ также легко закрывается для посторонних

как фрилансер или удаленный работник, вы можете создать свое резюме и портфолио и поделиться ими с работодателем, который, я уверен, будет очень рад, что им не пришлось скачивать кучу файлов

с помощью встроенной функции комментирования можно легко попросить исполнителя внести изменения, избежав тем самым простоя, который возникает при отправке задания на доработку

документы Google позволяют легко интегрировать статьи и таблицы на ваш сайт без необходимости дополнительного редактирования, тем самым экономя много времени

услуга полностью бесплатна

Вы можете задаться вопросом — «Что такое фриланс и почему работа через Интернет становится все более популярной и востребованной?».

Как сделать совместный доступ к файлу Excel?

Сначала мы решаем, какую книгу мы хотим «открыть» для редактирования несколькими участниками одновременно. Создайте новый файл и заполните его информацией. Или открыть существующий.

1. Перейдите на вкладку «Обзор». Диалоговое окно «Доступ к книге».
2. Контроль доступа к файлам — Редактирование. Установите флажок рядом с «Разрешить нескольким пользователям изменять файл одновременно».
3. Перейдите к инструменту сведений, чтобы настроить параметры редактирования для нескольких пользователей.
4. Нажимаем ОК. Если мы делимся новой книгой, мы выбираем для нее название. Если общий доступ предназначен для существующего файла, нажмите «ОК.
5. откройте меню Microsoft Office. Выберите команду «Сохранить как». Выбираем формат файла хранилища, который будет «запускаться» на всех компьютерах пользователей.
6. В качестве места хранения выбираем сетевой ресурс/сетевую папку, которую будут открывать предполагаемые участники. Нажмите «Сохранить».

Обратите внимание на следующее! Вы не можете использовать веб-сервер для хранения общего файла.

Теперь давайте проверим и обновим ссылки:

1. Вкладка «Данные». «Связи».
2. Редактировать ссылки / Редактировать ссылки. Если такой кнопки нет, на листе нет связанных файлов.
3. Перейдите на вкладку «Статус», чтобы проверить существующие подключения. Кнопка OK означает, что ссылки работают.

Открытие книги с совместным доступом

1. откройте меню Microsoft Office.
2. Нажмите «Открыть».
3. Выберите общую книгу.
4. Когда книга открыта, нажмите кнопку Microsoft Office. Перейдите на вкладку «Параметры Excel» (внизу меню).
5. «Общие» — «Персональные настройки» — «Имя пользователя». Введите идентификационную информацию (имя, псевдоним).

Каждый. Вы можете редактировать информацию, вводить новую информацию. Сохраняйте после работы.

Бывает, что при открытии книги Excel с общим доступом к файлам появляется запись «Файл заблокирован». Сохранить не удается. В следующий раз, когда вы откроете его, он покажет, что общий доступ отключен. Возможные причины проблемы:

1. Одна и та же часть документа редактируется несколькими пользователями. Например, в одну ячейку загоняют разные данные. Возникает блокировка.
2. Когда вы используете общий файл, ведется журнал изменений (кто вошел в систему, когда, что они делали). Книга растет. Начинает «глючить».
3. Удалил одного из пользователей, но он еще не был уведомлен. Тогда блок может появиться только на его компьютере.
4. Большая нагрузка на сетевой ресурс.

Что делать, если обмен файлами заблокирован:

1. Удалите или очистите журнал изменений.
2. Очистите содержимое файла.
3. Отмените, а затем снова включите общий доступ.
4. откройте книгу xls в OpenOffice. И снова сохранить в xls.

Было замечено, что запись «Файл заблокирован» реже появляется в последних версиях Excel.

Как удалить пользователя

1. откройте меню «Доступ к книге» на вкладке «Рецензирование».
2. В разделе «Редактировать» мы видим список пользователей.
3. Выберите имя и нажмите «Удалить».

Перед удалением убедитесь, что пользователи закончили работу с файлом.

Как закрыть общий доступ к Google Таблице или Документу

Чтобы прекратить совместное использование таблицы или документа Google, откройте эту таблицу и снова перейдите в «Настройки доступа».

Если вы предоставили доступ по электронной почте, список добавленных вами пользователей появится в появившемся меню. Чтобы закрыть доступ, нужно просто удалить всех пользователей.

Если вы давали доступ по ссылке, перейдите в блок «Копировать ссылку», откройте меню «Доступно пользователям, у которых есть ссылка» и выберите пункт «Ограниченный доступ».

Это прекратит совместное использование вашего Google Sheet или Doc.

Как работать в Google Docs

Давайте подробнее рассмотрим, как работать с текстом в Google Docs.

Читайте также: Как сохранить список файлов в папке

Настройка стилей

В Google Docs есть нечто, называемое стилями. Они визуально украшают текст, облегчая его чтение.

Чтобы задать определенный стиль для фрагмента текста, выделите этот фрагмент, нажмите на выпадающее меню стилей на панели инструментов и выберите подходящий стиль, наведя на него курсор и нажав «Применить стиль».

В Google Docs вы можете установить свои собственные стили. Для этого выделите текст с нужным стилем, нажмите «Формат» — «Стили абзацев» — «Основная часть», «Заголовок», «Подзаголовок», а затем «Обновить», чтобы он соответствовал выделенному. Стиль меняется только в редактируемом документе.

Точно так же вы можете устанавливать и изменять стили по умолчанию.

Заголовки

Документы Google позволяют легко структурировать текст с помощью заголовков и подзаголовков. Инструменты форматирования текста находятся на панели инструментов.

Просто выберите фрагмент текста и отформатируйте его. А чтобы структура текста всегда была на виду, нажмите на часть панели инструментов «Вид» и установите флажок «Показать структуру документа».

Структура документа появится в левой части интерфейса. Вы можете в любой момент перейти к нужному тексту, нажав на подзаголовок.

Картинки

Текст, созданный в Google Docs, легко дополнить графикой — изображениями и рисунками. Чтобы вставить их в документ, найдите раздел «Вставка» на панели инструментов, наведите указатель мыши на «Изображения» и выберите, откуда вы хотите загрузить графику.

Есть шесть способов:

• загрузить изображение с компьютера;
• найти в Интернете;
• добавить с Google Диска;
• загрузить из Google Фото;
• сделать снимок с веб-камеры;
• вставьте URL-адрес.

После того, как изображение загружено, вы можете его отредактировать. Чтобы обрезать изображение, сначала щелкните по нему левой кнопкой мыши, а затем правой кнопкой мыши. Выберите «Обрезать» из списка и перетащите одну из сторон рамки.

Изображение можно вращать вокруг своей оси, копировать, корректировать, масштабировать.

Все изменения сохраняются автоматически. Их можно отменить комбинацией клавиш Ctrl+Z.

Списки

В текст можно вставлять нумерованные и маркированные списки. Для второго типа списков существует несколько разновидностей маркеров.

Просто выберите фрагмент текста и выберите представление списка на панели инструментов.

Таблицы

В Google Docs текст можно дополнить таблицей. Нажмите на раздел «Вставка» панели инструментов, найдите «таблицы», укажите количество ячеек и столбцов.

Отредактируйте таблицу, щелкнув правой кнопкой мыши ячейку.

В «Свойствах таблицы» вы можете изменить ширину столбца, высоту строки, изменить цвет фона и границ таблицы, выравнивание ячеек и самой таблицы. Сохраните изменения, нажав кнопку «ОК».

Проверка правописания

Google Docs имеет встроенную проверку орфографии. Он находится в «Инструменты — Проверка орфографии».

Этот инструмент можно вызвать комбинацией Ctrl+Alt+X. Сервис, по его мнению, найдет ошибки в тексте, предложит их заменить, пропустить или добавить в словарь.

В этой же вкладке есть «Личный словарь». Добавляйте часто используемые слова, которые сервис может ошибаться.